Stoccaggio e Dematerializzazione
Il nostro centro servizi attraverso scanner di alta qualità è in grado di offrire la scansione di grosse moli di documenti in tempi ristretti. Durante la fase di scansione, gli operatori preposti effettueranno controlli di qualità attraverso monitor di preview delle immagini.
RITIRO, STOCCAGGIO FISICO E MACERO
- Ritiro e/o ricezione dei documenti cliente
- Acquisizione con scanner di alta qualità
- Data entry
- Controllo qualitativo di tutte la fasi necessarie alla creazione dell'output
- Archiviazione dei documenti cartacei in dox indicizzati con codici
- Macerazione dei documenti in seguito alla ricezione della richiesta in forma scritta, fax o email da parte del cliente, al termine del processo di Conservazione Sostitutiva
DOCUMENTI CHE E' POSSIBILE DEMATERIALIZZARE
- Lettura Ottica Moduli Vari OMR/OCR Università:
- Piani di Studio
- Valutazione Didattica Schede Esame
- Buoni Pasto
- Azienda Autonoma di Soggiorno
- Indicizzazione e Preparazione Cd Auto_consultanti o Siti Web:
- Bolle
- Fatture
- Cedolini paga
- Digitalizzazione delle Multe
- Digitalizzazione di Disegni Tecnici e mappe meteorologiche
- Digitalizzazione delle Pratiche del Personale
- Digitalizzazione & Archiviazione Contratti e Polizze Assicurative
- Digitalizzazione & Archiviazione Cartoline Premio
- Digitalizzazione & Archiviazione Cartelle Cliniche:
- Case di Cura
- Digitalizzazione di Mappe Antiche e Testi Antichi Biblioteche
- Digitalizzazione di Pratiche Edilizie e di Documenti di Grossi Formati a Colori e Bianco e Nero
- Mappe storiche antiche
- Digitalizzazione di Cartellini Carte di Identità, Cartellini Individuali, Schede Famiglia
- Digitalizzazione di Archivi e Riviste Sportive con immagini a colori
Dematerializzazione
Le tecnologie di workflow migliorano l'efficacia, la flessibilità ed il controllo del lavoro producendo un miglioramento dei processi, attraverso l'automatizzazione delle operazioni manuali che intercorrono tra il momento in cui l'informazione viene ricevuta o generata da una struttura organizzativa e quello in cui i dati sono memorizzati da un'applicazione transazionale
Ciò crea, nel corso degli anni, grosse quantità di documenti. Da sempre la gestione di questi archivi è legata a problemi di spazio, di degrado dei materiali, di consultazione e di perdite di tempo.
Sorge, quindi, la necessità per "l'archivista" di avere a disposizione metodi conoscitivi ed interpretativi idonei ed adeguati ai mutamenti delle realtà operative, senza nulla togliere alla impostazione concettuale della teoria archivistica. Ci permettiamo di dimostrarvi che è possibile, con notevole risparmio di tempo ed acquisto in praticità, precisione e spazio, trasformare tali archivi cartacei in oggetti informatici.
Tutto il materiale cartaceo, viene archiviato e trasformato in uno strumento elettronico che può essere velocemente visualizzato, esportato, stampato e ordinato da un semplice personal computer. Non più lunghi scaffali impolverati, ma un unico archivio dalla capienza quasi illimitata e dalle ridotte dimensioni. La consultazione dell'archivio, così informatizzato, è facile ed intuitiva; grazie ad un sistema di ricerca personalizzato (dall'utente stesso), il suo utilizzo risulta agevole anche da parte di utenti non specializzati. Il processo di informatizzazione e di razionalizzazione trova assoluta corrispondenza con il corso normativo recentemente avviato per facilitare i rapporti di servizio tra pubblica amministrazione e cittadino.
Specializzato nel trattamento dell'intero processo di Archiviazione Fisica dei documenti cartacei, ci permette di fornire servizi che aggiungano valore ai processi e che garantiscano significativi risparmi economici e di risorse umane.
Tutto ciò avviene eliminando il più possibile la carta che spesso comporta perdite di efficienza e di denaro, vista la difficoltà di mantenere il controllo di variabili essenziali quali il costo degli spazi effettivamente occupati dai documenti; i costi di attrezzature mobili e di mezzi informatici dedicati; i tassi di crescita dei documenti cartacei; la conservazione e la sicurezza dei documenti sensibili
secondo quanto definito dalle normative vigenti.
Servizi
Il cliente può scegliere tra una vasta gamma di servizi che permettono di lavorare con la massima produttività e qualità. Essi nascono dalla suddivisione della gestione degli archivi correnti in:
- Ritiro periodico dei documenti
- Codifica
- Gestione automatica delle ubicazioni
- Archiviazione fisica delle unità nel deposito
- Aggiornamento della banca dati
- Gestione degli aggiornamenti della pratica
- Storno
- Evasione delle richieste di consultazione
Il vantaggio principale è, dunque, quello della modularità dell'offerta, ossia la possibilità del cliente di ritagliarsi la parte di servizio pienamente rispondente alle proprie esigenze immediate.
Un modo di agire che si può attuare perché abbiamo il know-how e l'esperienza per sviluppare progetti per la riorganizzazione del sistema di gestione dell'archivio.
Una capacità progettuale direttamente derivata dall'alto standard di qualità, che si riflette anche in locali e attrezzature a norma di legge; sicurezza ambientale e sociale; ampio margine di tempo reale per la consegna dei documenti con procedura di urgenza e, soprattutto, in un personale adeguatamente formato e professionalmente competente per ogni fase di esecuzione del servizio.
Come Operiamo
Le attività specifiche sono riassumibili nell'offerta delle varie fasi di un servizio complesso, finalizzato a rendere anche facile e immediato il recupero di documenti, quando il proprietario ne faccia richiesta.
Queste le azioni principali:
- Recupero materiale presso sede cliente
- Presa in carico del nuovo materiale documentale
- Classificazione del materiale secondo nostre specifiche logistiche eventualmente integrate con logiche cliente (es. Packing List)
- Recupero materiale documentale per la consultazione (esibizione al cliente via mail o via web)
- Ricollocazione del materiale documentale in archivio
- Selezione materiale per invio a macero
A ciò si aggiunge poi la gestione ottica dei documenti: analisi di dettaglio per l'individuazione dei documenti candidati alla dematerializzazione, cioè, creazione di un archivio ottico tramite scansione dei documenti da memorizzare e realizzazione di un database di parole chiave associate ad ogni documento per una successiva ricerca rapida, per la pubblicazione web o la ristampa del documento stesso.
Utility
Sono utilizzati gli strumenti informatici e le tecnologie più avanzate ed innovative presenti nel mercato, ma allo stesso tempo si ci impegna ad utilizzare degli standard che rassicurino il cliente per qualità e compatibilità con tutti i formati di files presenti.