Responsabile della Conservazione della memoria digitale dei documenti
Nel caso in cui il Cliente decida di affidare al nostro Centro Servizi la gestione del processo di conservazione, potrà usufruire della figura di Responsabile di Conservazione messo a disposizione dalla nostra azienda evitando di dover formare e mantenere una figura al proprio interno.
La figura del Responsabile della Conservazione, assolve agli obblighi indicati nella delibera CNIPA n.11 del 19 febbraio 2004. Al responsabile viene affidato il compito di realizzare l'archivio di conservazione, con il vincolo che le procedure siano documentate e che si garantisca la tracciabilità, l'integrità dei contenuti nel tempo, l'accesso e l'esibizione di ogni singolo documento.
MANSIONI
- Definizione delle caratteristiche e dei requisiti del sistema di conservazione
- Redazione e aggiornamento del Manuale della Conservazione
- Preparazione supporti logici con i documenti da rendere sostitutivi, entro la scadenza prevista dalla normativa
- Apposizione firma digitale e marcatura temporale
- Gestione delle procedure di sicurezza e di tracciabilità che ne garantiscano la corretta conservazione (copie di backup e generazione supporti fisici)
- Comunicazione alle agenzie delle entrate e riversamento diretto
- Verifica con cadenza periodica non superiore a cinque anni, la leggibilità effettiva dei documenti conservati, provvedendo, quando necessario al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti
Nel caso il Cliente decida di mantenere la figura del Responsabile di Conservazione al proprio interno, la nostra azienda affianca il Cliente nella selezione e formazione della persona incaricata di tale mansione e dei suoi delegati.
I Servizi di Consulenza
Offriamo tutte le informazioni necessarie per implementare il processo di conservazione sostitutiva nel pieno rispetto delle normative di legge.
Affianchiamo il Cliente nell'analisi dei flussi documentali presenti in azienda e dove necessario proponiamo consulenza qualificata per la ridefinizione e l'ottimizzazione dei processi, così da avvantaggiarsi al massimo dall'implementazione del sistema di conservazione sostitutiva.
Forniamo assistenza qualificata legale e tecnica per la stesura dei contenuti del Manuale di Conservazione, offrendo anche eventualmente template predefiniti.