Stampa e Spedizione
(Modulo GIADA® Send)
La crescente necessità di elevare la capacità di comunicazione aziendale verso la propria clientela è da sempre un punto di riferimento per i servizi erogati da BM&PLANETA. L'attività di formazione dei documenti ed il loro instradamento con logiche multi canale e multi formato rappresentano ciò che di più innovativo può essere necessario alla comunicazione aziendale.
Per questi scopi BM&PLANETA mette a disposizione il suo tool di servizi WEB di seguito riassunto:
* Ricezione file (spool o file dati)
* Elaborazione file secondo regole concordate
* Creazione documenti PDF
* Protocollazione
* Workflow d'instradamento
* Trasferimento al centro stampa oppure al server di posta
* Interfaccia Web per tracking del processo
* Distribuzione al cliente finale
1. Descrizione del Servizio - Modalità
In funzione delle esigenze di produzione e tempistica indicate, il servizio si articola secondo le
seguenti fasi:
A) Ricezione dei flussi di dati
Il trasferimento dati avviene tramite un collegamento con protocollo FTP via Internet; Lo stampatore
mette a disposizione un account presso un proprio server col quale il cliente può effettuare
il trasferimento dei files dati.
B) Elaborazione
I files dati vengono "acquisiti" secondo modalità con Voi concordate. Al termine della fase di
"acquisizione", se conclusa con successo, viene inviata una mail e/o notifica via ftp di conferma
del buon esito dell'elaborazione.
C) Personalizzazione
La stampa dei Vs. documenti può essere effettuata con tre differenti tecnologie:
- Bianco e nero. Ogni elemento grafico del documento (testo, immagini etc.) viene stampato
in nero o con una tonalità di grigio
- SpotColor: La tecnologia SpotColor consente la creazione di documenti arricchiti
dinamicamente di alcuni elementi grafici colorati in una qualunque tonalità cromatica ( ad
esempio loghi aziendali riprodotti fedelmente, messaggi di testo evidenziati in rosso per
catturare l'attenzione del destinatario etc.)
- FullColor. Ogni elemento grafico del documento (testi, immagini etc.) viene riprodotto
con la propria tonalità cromatica
D) Imbustamento
Attraverso l'utilizzo di codici a barre e/o OMR, il software pilota in modo opportuno il sistema
d'imbustamento garantendo l'esatta composizione di ogni singola busta: tutti e soli i fogli che
appartengono al plico vengono imbustati assieme. Il sistema software/hardware verifica inoltre che
nessuna busta venga smarrita durante il processo produttivo.
E) PickUp Poste Italiane
Predisposizione dei plichi per il Pick-up di Poste Italiane secondo le normative di posta massiva
omologata e/o posta prioritaria.
F) PickUp corriere
Predisposizione delle buste "non postalizzate", ordinate secondo le regole convenute, e consegna
al corriere.
G) Termine lavorazione
Viene inviata una email e/o notifica via ftp di chiusura lavoro che attesta il temine di tutte le
lavorazioni. Sviluppo applicativo - nota tecnica
La procedura di elaborazione e smistamento postale permette di sfruttare nel modo migliore
le tariffe postali "massive" permettendo di accedere a tutti e 3 gli scaglioni tariffari (area
metropolitana, capoluogo di provincia ed area extraurbana); inoltre la medesima procedura
permette di aggregare anche buste provenienti da processi produttivi differenti (solo fronte, fronte
retro, SpotColor, FullColor etc.) al fine di minimizzare i costi di inoltro postale.
2. Livelli di Servizio (SLA)
Di seguito i livelli di servizio proposti per la fornitura in oggetto. Nelle tabella seguenti vengono
definiti i tempi che intercorrono tra il giorno della trasmissione dei dati via ftp alla nostra Azienda,
e la consegna dei Plichi/Buste prodotte a Poste Italiane o al corriere per il recapito presso i Vs
clienti. Il cliente farà pervenire alla nostra Azienda i dati relativi alle emissioni secondo il piano
di consegne previsto in funzione della periodicità degli invii. I tempi indicati alla colonna "SLA
(Service Level Agreement)" intercorrono tra il giorno lavorativo successivo al giorno di trasmissione
dei dati via ftp (entro le ore 11,00) e la consegna delle buste a Poste Italiane per il recapito o
consegna al corriere degli elaborati.
TABELLA 1 FASCIA 1 - flussi definiti con consegna di tempistica "bruciante"
(24 ore) con un massimo di 2.000 buste e 4.000 fogli al giorno
PERIODICITA' GIORNI DI CONSEGNA DEI FLUSSI SLA
GIORNALIERO Giorni lavorativi non festivi (lunedì- venerdì) X 24 ore
SETTIMANALE Ultimo giorno lavorativo della settimana X 24 ore
DECADALE Ultimo giorno lavorativo della decade X 24 ore
TABELLA 2 FASCIA 2 - flussi con consegna di tempistica "normale"
PERIODICITA' GIORNI DI CONSEGNA DEI FLUSSI SLA
GIORNALIERO Giorni lavorativi non festivi (lunedì- venerdì) X 3 gg.
SETTIMANALE Ultimo giorno lavorativo della settimana X 3 gg.
DECADALE Ultimo giorno lavorativo della decade X 3 gg.
MENSILE primo/secondo giorno lavorativo del mese X 3 gg.
TRIMESTRALE primo/terzo giorno lavorativo del mese X 5 gg.
SEMESTRALE primo/terzo giorno lavorativo del mese X 5 gg.
ANNUALE primo/terzo giorno lavorativo del mese X 5 gg.
SPOT Da definire contestualmente X 5 gg.
X :si intende il giorno di consegna dei flussi (entro le ore 11,00).
Periodicità: frequenza di invio di una determinata tipologia di flusso
Giorno di consegna dei flussi: E' il giorno del mese di invio/consegna dei flussi.
SLA: Service Level Agreement, giorni lavorativi per la consegna alle Poste
Italiane o al Corriere.
N.B. Se l'attività di servizio dovesse attendere l'autorizzazione del cliente lo
SLA decorrerà dal giorno in cui sarà pervenuta tale autorizzazione per
iscritto (via e-mail) al nostro centro controllo input con le stesse modalità e
orari più sopra esposti.
Penali
Qualora si verifichino inadempimenti da parte della nostra Azienda che impediscano la postalizzazione/consegna di quanto da Voi inoltrato nei tempi stabiliti, riconosceremo una riduzione dei corrispettivi per le prestazioni previste in capo alla nostra Azienda, secondo quanto specificato più sotto, nelle seguenti
misure:
- nel caso in cui, da verifiche delle consegne produttive illustrate a pag. 4 e 5, i Livelli di Servizio (SLA) esposti non fossero stati rispettati fino a due giorni lavorativi di ritardo, la penale sarà pari al 5% dei soli costi del servizio applicati (i costi di affrancatura e di spedizione non concorrono a formare l'importo oggetto della penale) solo sul materiale in ritardo.
- nel caso in cui, da verifiche delle consegne produttive illustrate a pag. 4 e 5, i Livelli di Servizio (SLA) esposti non fossero stati rispettati fino a tre giorni lavorativi di ritardo, la penale sarà pari al 10% dei costi del servizio applicati (i costi di affrancatura e di spedizione non concorrono a formare l'importo oggetto della penale) solo sul materiale in ritardo.
- nel caso in cui, da verifiche delle consegne produttive illustrate a pag. 4 e 5, i Livelli di Servizio (SLA) esposti non fossero stati rispettati oltre i tre giorni lavorativi di ritardo, la penale sarà pari al 15% dei costi del servizio applicati (i costi di affrancatura e di spedizione non concorrono a formare l'importo oggetto della penale) solo sul materiale in ritardo. La presente clausola non si applica qualora il ritardo sia dovuto a cause di forza maggiore quali, a titolo puramente indicativo e non esaustivo: alluvioni, guerre, scioperi, tumulti etc.
Corriere
Il corriere fiduciario della nostra Azienda consegna normalmente entro 24 ore dalla presa in carico presso la nostra sede (48 ore per Calabria e le Isole). I costi di trasporto Vi saranno interamente addebitati e dipenderanno dal peso, volume e dal numero dei colli del materiale inviatoVi .
Periodicità Fatturazione: mensile
Durata contrattuale : 12 mesi non tacitamente rinnovabile
Tariffe di recapito della corrispondenza a mezzo Poste Italiane.
I rimborsi per i costi di invio della documentazione a mezzo Poste Italiane (bolli), sono determinati dalle tariffe vigenti per i prodotti di "Posta Massiva Omologata" o "Posta Prioritaria", di cui la nostra azienda ha le necessarie autorizzazione di Poste Italiane.
L'applicazione delle tariffe avverrà in conformità alle normative vigenti ove ne sussistano i prerequisiti.
Le spese di spedizione postale sono a Vs totale carico e Vi saranno interamente addebitate ad esclusione dell'IVA secondo l'Art. 15.
3. Conclusioni
La scelta della nostra Azienda, come fornitore di Outsourcing, è garanzia per Per il cliente di avere scelto il partner all'altezza delle proprie esigenze sia nella tecnologia sia nei processi per la gestione dei documenti.
L'elevato livello qualitativo e professionale che il personale detiene è sicuramente uno dei principali valori che garantiamo; i nostri collaboratori vengono costantemente aggiornati sulle apparecchiature ed i servizi da erogare.
La qualità di servizio, la capacità di gestire flussi di produzione documentale complessi ed il costante aggiornamento tecnologico delle nostre apparecchiature sono elementi che ci rendono il partner ideale per assicurare il livello di servizio e di soddisfazione da Voi atteso.
La Qualità che mettiamo a disposizione dei Clienti non è solo legata al documento stampato, ma anche nei servizi a valore aggiunto che siamo in grado di fornire su richiesta:
- creazione di applicativi customizzati,
- sviluppo di soluzioni tramite WEB,
- servizi di archiviazione elettronica dei documenti,
- consulenza per il miglioramento dei processi documentali
- Processi per la Conservazione sostitutiva dei documenti