GIADA: Gestione Integrata Archiviazione Documentale Avanzata

CONSERVIAMO CIO� CHE VI STA A CUORE

Archiviare
Condividere
Spedire
Conservare a Norma di Legge

La soluzione a tutti i problemi legati alla gestione dei documenti aziendali.

La possibilità di creare, gestire, condividere ed archiviare i documenti

senza alzarsi dalla scrivania.

Disponibile anche in versione ASP: tutte le funzioni sono subito fruibili semplicemente collegandosi al nostro centro servizi.

I Vantaggi Principali:

Elimina la carta
Invio multicanale

I Moduli Principali:

Gestione Integrata Archiviazione Documentale Avanzata

L'applicazione GIADA ha l'obiettivo di esonerare le Aziende dagli oneri di produzione documentale, archiviazione e condivisione tramite una soluzione scalabile in termini di performance e di funzionalità evolutive

CARATTERISTICHE

MODULARE: Start-up immediato, non richieste modifiche ai flussi documentali aziendali
MULTI-CLIENTE: può essere utilizzato per gestire, con la massima sicurezza e privacy, i flussi documentali di filiali e sedi distaccate o per erogare servizi ad Aziende Partner e Consociate
SCALABILE: può gestire fino centinaia di milioni di documenti/anno senza problemi significativi di performance
SVILUPPATO IN TECNOLOGIA WEB: risulta pertanto di semplice ed immediato utilizzo e facile da amministrare
INTERROGABILE anche via webservice

ARCHITETTURA

Giada è stato interamente realizzato secondo gli schemi J2EE con architettura a 3 livelli.

Lo scambio di informazioni è protetto dai protocolli di criptatura SSL.

L'architettura a 3 livelli ci consente di pubblicare su internet solo la parte http di presentazione, mentre i dati ed il repository documentale sono protetti da un Firewall che rende vano qualsiasi tentativo di violazione.

I DataBase supportati sono Oracle e SQL Server.

Gli Application Server supportati sono IBM Websphere e Jboss.

La consultazione dei documenti archiviati avviene tramite tecnologia WEB cross browser.

Giada Web è certificato per Explorer e Firefox Mozilla.

VANTAGGI

Riduzione dei tempi di ricerca
Disponibilità a più persone di accedere contemporaneamente allo stesso documento
Eliminazione dei vincoli logistici per l'accesso al documento
Eliminazione rischi di smarrimento
Riduzione dei costi di gestione e postalizzazione
Maggior controllo dei flussi documentali aziendali
Riduzione della produzione di fotocopie o stampe di un documento
Riduzione degli ingombri fisici per la conservazione dei documenti cartacei
I requisiti riportati possono variare in relazione all'evoluzione tecnologica dei prodotti e dei sistemi di sviluppo.

GIADA WEB

È il motore documentale di Giada che consente di archiviare e gestire tutti i documenti aziendali.

LOG-IN E PROFILAZIONE
L'accesso al sistema avviene a seguito di autenticazione tramite login o smartcard. Ad ogni utente è assegnato un profilo per garantire la massima privacy delle informazioni contenute.

ARCHIVIAZIONE E CONSULTAZIONE
Tutti i documenti aziendali, indipendentemente dal formato, possono essere archiviati in Giada. La consultazione dei documenti archiviati avviene tramite semplici interfacce web.

Il documento è accessibile tramite:

Ricerca: Il sistema consente di effettuare ricerche semplici e avanzate, su indici del documento e su dati di sistema.
Tree View: È possibile navigare nei documenti utilizzando anche la visuale ad albero organizzata per classe documentale.

AZIONI
L'utente può compiere, sui documenti di propria pertinenza, le azioni a cui è abilitato. Il sistema prevede le seguenti funzionalità standard:

Modifica indici
Sostituzione del documento e aggiunta allegati
Download e stampa del documento
Invio dei documenti via fax ed e-mail, tramite Giada-Send
In qualsiasi momento è possibile personalizzare le azioni esistenti o crearne di nuove

FASCICOLI
Il sistema prevede la possibilità di creare fascicoli e sottofascicoli. Il fascicolo è un contenitore logico dove sono inseriti documenti di diversa natura, collegati fra loro o facenti capo ad una stessa pratica. Sui fascicoli è possibile effettuare ricerche e compiere azioni.

ARCHIVIAZIONE OFF LINE
I documenti possono essere esportati su sistemi di archiviazione esterni (Juke box o simili) o su supporto ottico autoconsistente (DVD) per la consultazione off line. Una volta effettuata l'archiviazione off line, in giada sarà possibile comunque consultarne gli indici e recuperare le informazioni relative al supporto su cui è archiviato.

Responsabile di conservazione è colui che assolve ali obblighi indicati nella delibera CNIPA n. 11 del 19/02/2004
BM&PLANETA assume il ruolo di Responsabile di Conservazione per le aziende Clienti e per tutte le loro collegate
Provvedendo alla creazione degli ambienti e dei supporti richiesti dalla Normativa nel rispetto dei tempi e delle tecnologie

GIADA SOSTITUTIVA

È l'applicativo che, nel pieno rispetto delle norme di legge, permette di eliminare la carta e conservare i documenti aziendali in formato elettronico. Permette di archiviare i documenti fiscali e tributari (fatture, ordini, comunicazioni, libri contabili, ...) in formato elettronico, ricercarli e renderli disponibili per i controlli, eliminando gli originali cartacei. Garantisce nel tempo la piena integrità, autenticità e leggibilità dei documenti conservati come previsto dalla normativa. È disponibile sia in modalità ASP, comprensiva del servizio "Responsabile di Conservazione" svolto da nostro personale qualificato, sia in modalità client o integrata alla soluzione di gestione documentale GIADA.

Le funzionalità:

Produzione dei documenti direttamente da spool
Import dei documenti in modalità manuale o automatica
Apposizione e Verifica della firma digitale e del riferimento/marcatura temporale
Creazione e verifica supporti logici e fisici
Verifica in tempo reale della leggibilità dei documenti conservati, eventuale riversamento sostitutivo
Comunicazione all'agenzia delle entrate
Ricerca, stampa ed esibizione per via telematica dei documenti (anche tramite internet)

I Servizi Accessori:

Analisi dei flussi documentali del Cliente
Servizio di consulenza per l'implementazione del processo di conservazione sostitutiva
Consulenza qualificata per la ridefinizione e l'ottimizzazione dei processi
Assistenza qualificata legale e tecnica per la stesura dei contenuti del Manuale di Conservazione
Ruolo di Responsabile di Conservazione in outsourcing (solo per l'ASP)

GIADA SEND

È il modulo di Giada che consente di gestire in modo completamente automatizzato l'invio multicanale dei documenti. Per utilizzare il modulo Giada-Send in modalità ASP è sufficiente collegarsi via Internet al servizio BM&PLANETA ed inviare mediante FTP i dati da spedire.

Sono accettati i seguenti formati:

File di testo organizzato per pagine (spool file)
File di testo organizzato in tracciato record
File PDF

Il cliente può fornire al Centro Servizi i documenti nel formato grafico definitivo o i dati da elaborare (spool e immagini). Giada esegue il merge delle immagini (logo fincature, marchi etc) con i dati al fine di creare la versione grafica definitiva del documento da inviare.

Le principali funzionalità del modulo sono:

DELIVERY POSTALE
Formattazione e stampa dei flussi documentali con consegna ai destinatari tramite servizio di Poste Italiane in modalità posta massiva, posta prioritaria, raccomandata.

E-MAIL
Inoltro via e-mail, anche tramite Posta Elettronica Certificata (PEC). I documenti, eventualmente firmati digitalmente, sono recapitati come allegati e-mail il cui testo e l'oggetto sono personalizzabili.

WEB SHARING
Pubblicazione su area web riservata dei documenti-cliente. Invio mail di avviso presenza documenti al destinatario che potrà accedere e scaricare i suoi documenti tramite accesso sicuro protetto da userid e password

FAX
Invio a mezzo fax ai destinatari.

MONITOR
Il monitor è lo strumento Web messo a disposizione degli utenti dei servizi Giada per verificare i dati analitici e lo stato di avanzamento di ogni singola lavorazione (Giada-Send, Giada-email, Giada-Fax).

WORK-FLOW
Il sistema di wokflow di Giada consente di collegare i documenti archiviati con i processi aziendali. I processi si compongono di una o più attività da svolgere per giungere a un obiettivo comune. I processi sono partecipati da differenti figure che svolgono diverse funzioni in base al loro livello di abilitazione.

PROTOCOLLO
Il Protocollo Informatico permette la protocollazione distribuita dei documenti. Gli utenti abilitati possono provvedere alla protocollazione dei documenti in entrata o in uscita. Il numero di protocollo è generato in autonomia dal sistema, in tal modo gli uffici di competenza hanno immediatamente a disposizione i documenti a loro assegnati.

EXPORT
Le funzioni export di Giada consentono di esportare i contenuti di Giada (informazioni e allegati) verso supporti/strumenti esterni. Un esempio è dato dalla generazione di supporti ottici (cd/dvd) autoconsistenti mediante i quali è possibile consultare le informazioni esportate prescindendo dal collegamento al server.

GIADA DOC

L'ufficio senza Carta diventa una realt�

Soluzioni per professionisti e aziende

Cos'è:
E' un innovativo sistema gestionale semplice ed efficace che consente la rapida trasmissione di documenti in forma digitale dal Cliente al Commercialista e la loro contabilizzazione direttamente da documento informatico

Come funziona:
Sul computer del Cliente viene installato uno scanner, dal minimo ingombro ed elevate capacità, insieme all'apposito software gestionale, che consente l'acquisizione e la rapida spedizione, in formato digitale, dei documenti contabili.

Sul computer del Commercialista viene installato il software applicativo gestionale che consente di richiamare i documenti digitali spediti dal Cliente e, senza effettuare alcuna stampa, procedere alla registrazione contabile visualizzando, contemporaneamente sullo stesso monitor, il documento inviato e il proprio programma di contabilità

Cosa succede alla carta:
Il programma consente l'acquisizione delle informazioni necessarie alla creazione dell'archivio ottico dei documenti digitali registrati e alla successiva fase di conservazione sostitutiva.
Al completamento della procedura di conservazione sostitutiva la documentazione cartacea, rimasta presso il cliente, può essere distrutta

A chi è utile:
Sia al Cliente che al Commercialista perché consente l'ottimizzazione dei flussi documentali e la gestione contabile.
E' utile, inoltre in tutte quelle ipotesi di produzione documentale periferica e gestione contabile accentrata (filiali di società e casa madre, società di gestione alberghiera con un'unica sede amministrativa, catene di negozi, ecc...)

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