Conservazione Digitale

(Modulo GIADA® Sostitutiva o Prodotto PCS)


L’azienda offre una serie di servizi di supporto alla conservazione della memoria digitale dei documenti, in particolare:

• Responsabile di Conservazione (nella versione ASP)
• Consulenza per il Manuale di Conservazione: Il servizio ASP permette di avvalersi della figura di Responsabile di Conservazione messo a disposizione dall’Azienda evitando di dover formare e mantenere una figura al proprio interno.

Le principali funzionalità offerte da Giada Sostitutiva sono:

• Produzione delle immagini e del file indice dei documenti interessati al processo di conservazione digitale direttamente da spool
• Apposizione e Verifica della firma digitale e del riferimento/marcatura temporale
• Creazione e verifica supporti logici e fisici
• Comunicazione all’agenzia delle entrate
• Ricerca ed esibizione per via telematica dei documenti

Quanto stabilito dalla Normativa vigente in tema di conservazione sostitutiva, costituisce una valida ed efficiente alternativa alla conservazione della documentazione cartacea. Sarà possibile gestire in maniera appropriata sia documenti di tipo tributario che non ed avere a disposizione per l'utente gli strumenti necessari alla corretta gestione del processo di conservazione sostitutiva.

 

In prima analisi sono archiviabili in modalità sostitutiva tutti i documenti:

• Analogici (unici e non) convertiti in formato digitale
• Digitali (detti anche "documenti informatici")

 
I documenti digitali comunemente conservati in modalità sostitutiva del cartaceo sono i seguenti:


NORMATIVA CIVILISTICA

• Libro giornale
• Libro degli inventari
• Registro beni ammortizzabili

NORMATIVA FISCALE

• Registri IVA
• Copie fatture elettroniche emesse
• Fatture Fornitori

E' possibile usufruire del processo di conservazione sostitutiva in modalità ASP il quale  si articola nel seguente modo:
 

• Generazione del formato elettronico pdf del documento
• Firma delle immagini
• Creazione e verifica supporti logici e fisici
• Report annuale relativo alle statistiche circa il numero di documenti prodotti per tipologia, per le opportune comunicazioni
• Ricerca e esibizione tramite interfaccia Web