PCS versione 1.0
PCS Conservazione Sostitutiva - Rilasciata la versione 1.0
PCS
- è l'acronimo di Planeta Conservazione Sostitutiva
- è la soluzione semplice ed intuitiva per la conservazione sostitutiva
- per funzionare richiede solamente un collegamento ad internet per l'apposizione delle marche temporali
- Per installare ed utilizzare PCS non sono richieste competenze specialistiche tecniche o legislative
- crea supporti logici a norma e autoconsistenti, che possono essere esportati e copiati su supporto fisico
PCS guida l'utilizzatore nel processo di conservazione in 4 semplici passi:
- Inserimento in PCS dei documenti da conservare
Tramite questa azione si scelgono i documenti da sottoporre al processo di conservazione sostitutiva.L'inserimento può avvenire singolarmente tramite una attività manuale o massivamente tramite una funzione di import, utile per caricare nel sistema molteplici documenti, evitando di dover digitare manualmente gli indici. I documenti inseriti sono associati ad una classe documentale, che ne indifica le caratteristiche, e sono sottoposti a scadenziario.PCS propone all'utente l'elenco dei documenti in scadenza, con un preavviso configurabile a scelta dall'utente
Firma dei documenti
PCS prevede la gestione sia di documenti da firmare che di documenti firmati. PCS controlla che solo i documenti firmati possano essere resi sostitutivi. Per i documenti tributari, PCS procede al controllo della sequenza di numerazione come espressamente indicato dalla normativa. In caso di buchi nella sequenza di numerazione, PCS blocca il processo di firma.
Generazione dei supporti logici sostitutivi
PCS dà come risultato supporti logici autoconsistenti sostitutivi. Ogni supporto è creato in duplice copia come previsto dalla normativa. I supporti logici generati possono essere trasferiti su supporti fisici (CD/DVD). E' possibile trasferire su un supporto fisico diversi supporti logici.
Firma e Marcatura temporale
Il processo di conservazione si perfeziona con l'apposizione sul singolo supporto logico della firma del Responsabile di Conservazione e della marcatura temporale. Solo con la conclusione di questo step il supporto logico è "chiuso" e diventa sostitutivo a norma di legge. Per effettuare questa operazione è richiesto il collegamento ad internet
Ricerche
Come previsto dalla normativa, PCS mette a disposizione dell'utente la funzione "ricerca". L'esito di una ricerca è un elenco di uno o più documenti. Selezionando il documento di interesse è possibile visualizzarne l'immagine, conoscerne lo stato e accedere alla maschera di dettaglio.
Il pacchetto PCS così installato funziona in versione Demo. L'attivazione della versione operativa richiede la registrazione via fax e l'attivazione on-line presso Planeta. Quest'ultima funzionalità è attivabile dal pacchetto e richiede il collegamento ad Internet.